Viel Arbeit und zu wenig Zeit sind ein gängiges Phänomen in Unternehmen. Wir haben für dich ein paar simple, aber durchaus effektive Schritte aufgelistet, mit denen du dein Arbeitsmanagement optimieren kannst.
1: Prioritäten setzen ist ein Muss…
Verschaffe dir einen klaren Überblick über anstehende Ziele und definiere für jede Aufgabe den Wichtigkeitsgrad.
Sortiere die wichtigen Aufgaben von den unwichtigen. So verbringst du nicht Stunden damit dich, um Sachen zu kümmern, die dich deinem jeweiligen Ziel nicht näher bringen.
Achte darauf, nicht zu viele Prioritäten zu setzen. Du verlierst nicht nur den Überblick, sondern vor allem Zeit, da du wieder Ordnung schaffen musst. Es sollte nicht darauf hinauslaufen, dass du Aufgaben vor dir herschiebst. Das Setzen von Prioritäten soll dir ermöglichen, systematisch mit deiner Arbeit voranzukommen.
Zu guter Letzt ermöglicht dir die Priorisierung von Aufgaben genau einzuschätzen, wie viel Zeit du für eine Aufgabe brauchst. Das erlaubt dir nicht nur ein präzises Zeitmanagement zu etablieren, sondern auch ein Gefühl für kommende Aufgaben zu bekommen.
2: …Genauso wie Zielsetzung
Nachdem klar ist in welcher Rangordnung du deine Aufgaben abarbeitest, kannst du deine Ziele definieren. Sobald du ein finales Ziel hast, sollte dich nichts mehr davon abhalten es zu verwirklichen. Die Umstände können sich selbstverständlich immer ändern und Unvorhersehbarkeiten gehören zu jedem Arbeitsprozess mit dazu. Du wirst jedoch ungemein viel Zeit sparen, wenn du dein Ziel nicht ständig änderst oder dich mit Aufgaben aufhältst, die nichts mit dem finalen Ziel zu tun haben.
Definiere ein klares Ziel, um eine Grundlage für einen Arbeitsplan zu schaffen. Wenn du nach Plan vorgehst und ihn konsequent abarbeitest, wirst du viel Zeit sparen, die du für wichtigeres nutzen kannst.
3: Fokus heißt der Modus
Eine gute Vorbereitung ist die Basis für erfolgreiche Projekte. Sie führt jedoch zu nichts, wenn du zulässt, dass du deinen Fokus aufgrund von Ablenkungen verlierst. Du wirst unter einen immensen Druck verfallen, sobald du merkst, dass du deine Tagesaufgaben nicht schaffst und deinen Zeitplan nach hinten verschieben musst.
Das wirkt sich nicht nur negativ auf deine Arbeitsmoral, sondern wirft auch auf dich ein schlechtes Licht. Kollegen und Vorgesetzte verlassen sich auf deine Zuverlässigkeit. Du möchtest nicht derjenige sein, durch den Projekte, ob klein oder groß, ins Stocken geraten.
Oft entwickelt man auf Arbeit kleine Gewohnheiten, um Sich zumindest für ein paar Minuten von der Arbeit abzulenken. Sei ehrlich zu dir selbst. Triff Maßnahmen, um jegliche Ablenkungen zu unterbinden damit du dich voll auf das was zu tun ist konzentrieren kannst. Du kennst dich am besten und weißt, wo du durch eine Optimierung deines Arbeitsverhaltens am besten Zeit sparen kannst.
Wie du siehst, gehen Zeitmanagement und Selbstmanagement Hand in Hand. Beides ist notwendig, um deine Aufgaben effizient abzuarbeiten, deine Ziele in der vorgegebenen Zeit zu erreichen und das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
4: Step by Step
Achte darauf, dass die Anzahl deiner Aufgaben stets übersichtlich bleibt, da es in der Ausführung zwingend zu Unsauberkeiten kommen wird, wenn du dir zu viel auf einmal vornimmst. Du willst deine Zeit nicht damit verbringen, halb erledigte Aufgaben zu Ende zu führen.
Du bist weitaus effektiver, wenn du deine Aufgaben nacheinander abarbeitest. Wenn du jeder Aufgabe deine volle Aufmerksamkeit schenkst, werden auch die Resultate qualitativ besser sein als wenn du versuchst mehrere Punkte gleichzeitig abzuarbeiten.
5: Deine Arbeit geht vor
Es ist durchaus üblich von Kollegen gefragt zu werden, eine Aufgabe für sie zu übernehmen oder, dass neue Aufgaben zu den aktuellen hinzukommen. Es spricht nichts dagegen, allerdings solltest du deinen eigenen Arbeitsplan priorisieren vor allem, wenn du wichtige Deadlines hast.
Wenn du gerade sehr viel Arbeit hast, die zwingendermaßen Deadlines mit sich bringt, ist es nicht verwerflich, wenn du zuweilen Anfragen ablehnst oder vertagst.
Alles, was du zusätzlich zu deiner eigentlichen Arbeit machst wird dich Zeit kosten und deinen Workflow durcheinander bringen. Deine Arbeit geht vor.
6: Meetings?
Meetings sind ein wichtiger Teil im täglichen Büroleben. Für manche Mitarbeiter sind sie ein beliebter oder unbeliebter Zeitvertreib. In jedem Fall beanspruchen sie eine gewisse Menge an Zeit und sollten deshalb gut strukturiert sein.
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Es ist wichtig, dass Meetings dich nicht allzu sehr aus deinem Workflow reißen. Stell sicher, dass Meetings zielorientiert und für dich relevant sind, damit du zeitnah an deinen Aufgaben weiterarbeiten kannst.
7: Timing ist alles
Angestellte haben alle verschiedene Arbeitsgewohnheiten. So unterscheiden sich auch die Zeitspannen in denen sie am produktivsten sind. Auch für dich ist es wichtig, dass du dich selbst richtig einschätzt, denn nur du weißt, zu welcher Zeit des Tages du am besten arbeitest.
Diese kleine Selbstanalyse wird dir ermöglichen, dein Zeitmanagement besser einzurichten. Indem du die komplexeren Aufgaben während deiner produktivsten Zeit des Tages erledigen steigerst du die Effektivität deiner Arbeit.
Es wäre kontraproduktiv, wenn du Aufgaben, die viel Konzentration bedürfen, beispielsweise Mittags abarbeiten, obwohl deine Konzentration im Laufe der Mittagszeit einen Tiefpunkt hat.
8: Ordnung muss sein
Die Suche nach den nötigen Informationen, Dokumenten, Dateien usw. ist oft das Zeitaufwendigste. Ein unordentlicher Schreibtisch oder eine unübersichtliche Verwaltung des PCs kann sich deswegen sehr negativ auf deinen Workflow auswirken.
Sorge dafür, dass dein Schreibtisch und dein PC durchgehend gut organisiert ist. Auf diese Weise verlierst du keine Zeit, wenn du auf Informationen, Dateien, Ordner usw. zurückgreifen möchtest.
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