Dokumente hier, Ordner da: Das Frühjahr 2024 ist bereits in vollem Gange – Zeit, sich von alten Dokumenten zu verabschieden und deinen Schreibtisch auf Vordermann zu bringen! Je mehr Daten sich auf deinem Desktop ansammeln, desto länger dauert es, bis du das findest, was du suchst. Aber keine Sorge, ein gut durchdachtes Ablagesystem kann hier helfen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du effektiv im digitalen Büro arbeiten kannst und geben dir ein paar nützliche Tipps mit auf den Weg.
Dein eigener Desktop – dein ganz persönliches Chaos
Vielleicht kennst du das auch: aus Zeitgründen speicherst du erstmal alles auf deinem Desktop ab. Um dort Ordnung reinzubringen, solltest du dir vor dem Speichern ein paar wichtige Fragen stellen:
Wirst du das Dokument noch einmal brauchen?
Wenn nicht, speicher es zum Lesen und lösche es dann direkt. So vermeidest du unnötigen Müll auf deinem Desktop.
Müssen vielleicht auch Kollegen darauf zugreifen?
Dann ist es besser, die Datei direkt auf einem Netzwerk zu speichern und nicht auf deinem eigenen Desktop.
Öffnest du die Datei oft oder selten?
Dateien, die du täglich brauchst, sollten auf dem Desktop sein. Aber wenn du sie nur alle paar Monate brauchst, kannst du sie auch an einem anderen Ort speichern.
Ist die Datei wichtig für ein bestimmtes Projekt, zu dem du noch weitere Dateien speichern wirst?
Dann solltest du schon mal über eine Ordnungsstruktur nachdenken.
Digitale Ordnung
Es gibt verschiedene Wege, wie du deine Ordner strukturieren kannst: nach Projekt, Abteilung, Dateityp usw. Hier sind ein paar Tipps, an denen du dich orientieren kannst:
- Gruppiere deine Dokumente sinnvoll, damit du sie leichter findest und dich besser auf deine Arbeit konzentrieren kannst.
- Priorisiere deine Dokumente. Sortiere die wichtigen Themen oben ein, damit du schnell darauf zugreifen kannst.
- Ein kleiner Trick: Nummeriere deine Ordner, dann bleiben sie immer oben auf deinem Computer.
Ablage der Dokumente
Jetzt geht es ans Benennen der Dateien. Ein bewährter Ansatz ist: Datum_kurzer, eindeutiger Dateiname_Mitarbeiterkürzel.Dateiendung. Wenn du mit dem Datum beginnst, sortiert Windows die Dokumente automatisch nach Aktualität.
Achte darauf, dass du bei Datei- und Ordnernamen folgende Dinge beachtest:
- Kleinschreibung
- Unterstriche statt Leerzeichen
- Keine Umlaute
- Keine Sonderzeichen
Die Tipps kannst du auch auf andere Bereiche übertragen. Um sicherzustellen, dass du deinen Desktop regelmäßig aufräumst, kannst du dir eine Erinnerung in deinem Kalender setzen. Das kann wöchentlich oder monatlich sein, je nachdem, wie chaotisch dein Desktop normalerweise wird.
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Welche Tipps findest du besonders hilfreich und welche würdest du noch hinzufügen? Kommentiere gerne unter diesem Artikel!
