Obwohl sie im Alltag eines Unternehmens unabdingbar sind, sind Meetings nicht zwingend ein beliebter Event im Büro. Oft sind sie lang, nicht besonders spannend und haben vor allem keine zielführende Funktion. Wir haben eine Reihe an simplen Tipps für dich aufgelistet, mit denen du in Zukunft deine Meetings effizienter gestalten kannst.
1: Wann ist ein Meeting notwendig?
Vor dem Einberufen eines Meetings solltest du kurz innehalten, durchatmen und dir die eine oder andere Frage stellen, bevor du deine Mitarbeiter aus ihrem Workflow holen:
- Wie würdest du vorgehen, wenn es nicht die Möglichkeit gäbe, ein Meeting einzuberufen?
- Wen müsstest du kontaktieren und über welchen Weg, um dein Ziel zu erreichen?
- Welcher Input verlangt eine persönliche Präsenz, um zu einer Entscheidung zu kommen?
- Ist dein Anliegen durch einen Chat, eine E-Mail, einen Spaziergang mit Kollegen oder eine Raucherpause nicht zu regeln?
Wenn du eine Antwort auf diese Fragen hast, kannst du für dich genau abwägen, ob es notwendig ist, ein Meeting zu halten. Das Ergebnis von Meetings, die nicht zielführend sind, ist der Verlust der wohl wertvollsten Währung: Zeit.
Es ist die Zeit, die deine Mitarbeiter brauchen, um ihre Aufgaben in den vorgegebenen Deadlines zu Ende zu führen. Zeit, die deine Mitarbeiter länger im Büro verbringen müssen. Zeit, die deine Mitarbeiter dadurch nicht für ihr Privatleben haben.
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Du möchtest keine schlechte Büroatmosphäre riskieren. Sei sowohl effizient als auch effektiv in der Führung deiner Meetings. Der Workflow deiner Mitarbeiter leidet nur minimal darunter und noch dazu erzielst du zufriedenstellende Ergebnisse.
2: Sowohl effizient als auch effektiv … wie bitte?
Effizienz ergibt sich aus dem Verhältnis des aufgebrachten Aufwands, in diesem Fall die Vorbereitung und die Umsetzung eines Meetings und dem Endergebnis, welches so produktiv wie möglich sein soll.
Das Gleiche gilt für die Anzahl der Mitwirkenden. Im Idealfall überwindet man mit wenig Mitarbeitern den Großteil, wenn nicht sogar alle Hürden. Aus diesem Grund sind Meetings sowohl eine Frage der Planung als auch des Personals. Die Effektivität eines Meetings ergibt sich erst im Nachhinein in Form der Realisierung des übergeordneten Zieles. Demnach bedeutet Effizienz nicht zwingen Effektivität und umgekehrt.
Es ist wie bei der Theorie und Praxis. Nur weil die Vorbereitung makellos war, bedeutet es nicht, dass die Ausführung problemlos verläuft. Genauso geht einer guten Umsetzung nicht unbedingt eine gute Vorbereitung voraus. Effektiv bedeutet das Richtige zu tun. Effzient ist es aber erst wenn man das Richtige richtig tut. Finde ein gutes Gleichgewicht zwischen Effizienz und Effektivität, um deine Meetings so produktiv wie möglich zu gestalten.
3: Der frühe Vogel fängt den Wurm
Lege früh fest, welcher deiner Mitarbeiter am nächsten Meeting teilnehmen soll. Anschließend kannst du anfangen, die Struktur und den Inhalt des Meetings vorzubereiten. Achte darauf, dass du den Ablaufplan rechtzeitig an die betroffenen Kollegen schickst.
Auf diese Weise wissen sie rechtzeitig worum es geht und können sich dementsprechend vorbereiten. Für dich selbst ist es auch ein guter Weg, um für dich zu definieren, welches Ziel du eigentlich mit dem Meeting verfolgen.
Wenn das Ziel klar definiert ist, kannst du, anhand dessen die Punkte hervorheben, die für die Realisierung des Ziels unabdingbar sind. Diese müssen zwingend während des Meetings angesprochen werden und abgearbeitet werden. Vergiss nicht auch deinen Remote Arbeitern früh genug Bescheid zu geben, falls im Büro ein Meeting stattfindet, welches ihre Anwesenheit fordert.
Erfahre mehr: Wir erklären dir was es bei Remote Work zu beachten gibt.
4: Halte deine Meetings so kurz wie möglich
Versuche die Dauer eines Meetings so kurz wie möglich zu halten. Du solltest die zu besprechenden Punkte immer auf die zur Verfügung stehende Zeit zuschneiden. Gib jedem Punkt einen zeitlichen Rahmen während du das Meeting vorbereitest. So kannst du genau abschätzen, wie lange es dauern wird.
Bedenke, dass Meetings nicht zwingend zu den beliebteren Events im Büro gehören. Desto länger es dauert desto mehr verlierst du die Aufmerksamkeit deiner Audienz. Arbeite jeden Punkt Schritt für Schritt ab, ohne allzu sehr vom Meetingsplan abzuweichen.
Die Aufgaben deiner Mitarbeiter sollten so wenig es geht unter der Dauer eines Meetings leiden. Neue Themen, die nichts mit dem Erreichen der aktuellen Aufgabe zu haben, können in einem weiteren Meeting besprochen werden.
Es ist wichtig, dass du eine zielführende Moderation hast. Unterbinde Unaufmerksamkeiten und Ablenkungen. Lass die Teilnehmer des Meetings nacheinander und nicht gleichzeitig zu Wort kommen. Führe die Konversationen lösungsorientiert und behalte dabei stets ein Auge auf die Zeit. Auf diese Weise erfüllen deine Meetings ihren Zweck, ohne zeitfressend zu sein.
5: Feedback: Es geht immer besser
Sieh Meetings, die nicht so gut gelaufen sind, als etwas Positives. Aus Fehlern lässt sich lernen und es gibt dir die Möglichkeit gewisse Abläufe zu optimieren.
Sammle Feedback zu dem Meeting von den Teilnehmern. Nimm Kritik und Vorschläge an, solange sie konstruktiv bleiben. Auf diese Weise gibst du den Teilnehmern auch das Gefühl, dass auf ihre Bedürfnisse und Einwände eingegangen wird und sie Prozesse mitgestalten können.
Im Laufe der Zeit wirst du in der Lage sein deine Meetings immer besser zu gestalten und das Meiste aus ihnen raus zu holen.
Was sind deine Tipps und Tricks?
Was tust du, um deine Meetings besser zu gestalten? Fandest du unsere Tipps hilfreich? Worauf achtest du besonders bei Meetings? Wir freuen uns über jeden Kommentar.
