Sie gehören sicherlich nicht zu den beliebtesten Aktivitäten. Jedoch sind sie von Zeit zu Zeit notwendig – Umzüge. Büroumzüge sind mittlerweile etwas genauso Übliches wie Hausumzüge. Allerdings erweisen sich Büroumzüge doch als etwas komplizierter. Wir zählen für dich auf, was es bei einem stressfreien Umzug zu beachten gibt.
Eine gute Planung ist die halbe Miete
Du tust gut daran, den Umzug deines Büros gut zu planen. Lass dir von deinen Mitarbeitern helfen und gründe einen Umzugsausschuss. Weise Rollen und Zuständigkeiten, damit der Umzug leichter von statten geht.
Beachte, dass ein Umzug Auswirkungen auf das Tagesgeschäft hat. Bei guter Planung erkennst du Möglichkeiten, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.
Erstelle einen Zeitplan. Je nachdem, wie groß dein Unternehmen ist, solltest du den Beginn der Planung ansetzten. Wenn du ein mittleres bis großes Unternehmen hast, solltest du mindestens 6 – 8 Monate im Voraus planen. Du solltest dir für den Umzug eine Phase mit geringer Geschäftsaktivität auswählen, um potenzielle Störungen zu minimieren.
Informiere deine Mitarbeiter
Deine Mitarbeiter sollten stets über den gesamten Umzugsprozess informiert sein. Während des Umzugs ist es wichtig, dass jeder Anwesende weiß, was er zu tun hat, damit alles ohne vermeidbare Zwischenfälle abläuft.
Ernenne in jeder Abteilung einen direkten Ansprechpartner. So hast du einen Vermittler zwischen Mitarbeitern und Umzugsfirma. So kannst du dich auf andere Aufgaben konzentrieren und musst deine Mitarbeiter nicht betreuen.
Welche Umzugsfirma ist die richtige?
Spring nicht auf das erste Angebot an, das du bekommst. Vergleiche die Angebote von mindestens 3 Umzugsfirmen. Deine Entscheidung sollten auf Preis und Lieferumfang basieren.
Entscheide dich so früh es geht für eine Umzugsfirma, damit du sie schnellstmöglich in deine Umzugspläne mit einbinden können. Der Umzug soll ordnungsgemäß und problemlos verlaufen.
Du kannst auf die Hilfe der Umzugshelfer zählen. Sie werden dir sagen, wie du deine Büromöbel am besten transportierst, wie der spezielle Umgang mit Ausrüstung aussieht und zeigen dir Methoden, um den Umzug zu erleichtern.
Die neuen Büroräume ausmessen und planen
Aus deinem Büro auszuziehen ist nur ein Teil des Büroumzugs. Die neuen Räumlichkeiten vorzubereiten ist der andere Teil. Mit dem Grundriss des neuen Büros kannst du funktionale Flächen wie Lagerplatz, Verkaufsflächen und Küchenflächen zuordnen.
Das Gleiche kannst du anschließend mit den diversen Arbeitsbereichen machen. Miss jeden Bereich aus, um sicherzustellen, dass Möbel und Ausrüstung in den jeweiligen Raum passen. Finde einen Weg, deine IT-Infrastruktur ohne Schwierigkeiten umzusiedeln, damit das Tagesgeschäft nach dem Umzug zeitnah wieder aufgenommen werden kann.
Dein neues Büro hat sicher einen etwas anderen Aufbau als dein altes. Bedenke dies, da es sonst zu Planungsproblemen kommen kann.
Geh nochmal über Möbel und Ausrüstung
Ein Umzug ist immer eine gute Gelegenheit, Altes zu entsorgen und falls nötig, Neues zu besorgen. Mach dir ein genaues Bild darüber, was in deinem Büro gebraucht wird.
Überlege, ob du mit dem neuen Büro auch eine neues Bürogefühl schaffen möchtest. Finde heraus, ob neue Möbel oder Geräte benötigt werden. Je wohler sich deine Mitarbeiter am Arbeitsplatz fühlen, umso produktiver werden sie sein.
Und wer richtet dein Büro ein?
Lass dich von einer Einrichtungsfirma beraten, vor allem, wenn du neue Büromöbel benötigst. Sie wird deine Designwünsche in ein funktionales und gemütliches Büro verwandeln.
Ein produktives Arbeitsumfeld ist oft von der Einrichtung des Büros abhängig. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du deine Büroeinrichtung sorgfältig planst und dir, wenn nötig, von einer Einrichtungsfirma helfen lassen.
Erstelle ein Inventar des Büroeigentums
Es ist immer nützlich und auch ratsam, ein Inventar zu erstellen. Notiere die Dinge, die in dein neues Büro mitkommen.
Du wirst es dir nach dem Umzug danken. Du kannst dann nämlich ganz leicht überprüfen ob Gegenstände fehlen. Dank eines Inventars vergisst du auch nicht, wichtige Gegenstände mitzunehmen.
Sollte nach dem Umzug doch etwas vermisst werden kannst du bei der Umzungs- oder Einrichungsfirma nachhacken und deine Inventarliste vorlegen.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser
Jegliche Versorgungsleistungen für dein altes Büro solltest du noch vor deinem Umzug beenden. Auf der anderen Seite solltest du in deinem neuen Büro sicherstellen, dass Gas, Wasser, Strom, Internet und Server zum Einzug zur Verfügung stehen.
Prüfe den Mietvertrag mit Sorgfalt. Lizenzen, Versicherungen, Mietequipment und Serviceverträge solltest du verlängern oder auf den neuesten Stand bringen.
Kümmere dich um anfallende Schönheitsreparaturen in deinem alten Büro. Hinterlasse dein altes Büro in einem guten Zustand. So vermeidest du Unstimmigkeiten in Bezug auf den Mietvertrag und der Kaution.
Kontrolliere das neue Büro
Prüfe die Versorgungsleistungen im neuen Büro. Dies gilt auch für Telefone, Computer, Netzwerke, Server und wichtige elektronische Geräte.
Mach dir ein genaues Bild über den Zustand des neuen Büros. Bei Mängeln solltest du diese abfotografieren. Sorge dafür, dass in jedem Bereich mindestens ein Mitarbeiter den Umzug überwacht.
Nachdem der Umzug nun problemlos und erfolgreich durchgeführt wurde, ist es Zeit für die Einweihungsparty!
Was kannst du festhalten?
Bei einem Büroumzug gibt es in der Regel mehr Gegenstände zu transportieren als bei einem gewöhnlichen Hausumzug: unzählige Tische und Stühle, spezielle Geräte und sonstige Technologie. Die Gegenstände sind nicht nur wertvoll, sondern oftmals auch empfindlich. Es gilt also dafür zu sorgen das jegliche Gegenstände sicher transportiert werden.
Ungeachtet des Grundes, warum du mit deinem Büro umziehst, sollte der Umzug schnell und effizient sein. Du möchtest negative Auswirkungen für deine Firma so gering wie möglich halten.
Eine gute Vorbereitung wird ausschlaggebend sein. Stelle sicher, dass du rechtzeitig eine Umzugsfirma kontaktierst und mit ihr alle Details im Voraus absprechen, wie beispielsweise die Menge an Gegenständen, Kosten, Dauer, Anzahl der Umzugshelfer usw.
